Crear y enviar facturas es una actividad esencial pero complicada para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas. En lugar de crear manualmente una factura utilizando una plantilla, puede ahorrar mucho tiempo utilizando las herramientas adecuadas. En este artículo, le mostraremos cómo crear facturas para clientes que usan WordPress.
Si bien existe un plugin de factura de WordPress, recomendamos utilizar una solución más intuitiva llamada Freshbooks. Es por eso que compartiremos dos métodos para crear facturas. FreshBooks y WP-Invoice.
Método 1: usar Freshbooks
La herramienta de contabilidad más simple y profesional para autónomos y profesionales es Freshbooks. Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contables y perfecta para profesionales de WordPress.
Hay una prueba gratuita de 30 días para cualquier función paga, e incluso tienen un plan gratuito para siempre.
El registro es extremadamente simple y ni siquiera necesita ingresar la información de su tarjeta de crédito como prueba. Al registrarse, aterrizará en un tablero simple similar a este:
Creación de la primera factura en Freshbooks
Crear y enviar facturas con Freshbooks es muy sencillo. Simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione Factura en el menú desplegable.
Si no ha agregado su dirección comercial, Freshbooks le pedirá su dirección comercial que aparecerá en su factura.
¿El asistente de facturación también preguntará qué factura a sus clientes? Puedes elegir la hora, los artículos o ambos en función de los servicios o productos que proporciones a tus clientes.
En la siguiente pantalla, deberá proporcionar la información del cliente. Freshbooks guardará esta información y podrá usarla más tarde cuando necesite enviar una factura a ese cliente.
Después de guardar los detalles del cliente, puede desplazarse hacia abajo para ingresar las actividades y artículos, las tarifas y el monto adeudado. Puede agregar varias líneas para cada artículo o actividad junto con notas, términos y condiciones adicionales.
Una vez que esté satisfecho con la factura, puede guardarla como borrador o enviarla instantáneamente por correo electrónico. También puede enviar una factura por correo postal.
Fue simple, ¿no?
Agregar métodos de pago en FreshBooks
Freshbooks le permite aceptar pagos en línea de los clientes. Es compatible con PayPal y Stripe de forma predeterminada, y puede habilitar otras pasarelas de pago populares. Si necesita configurar pagos, debe hacer clic en Configuración en el menú superior y hacer clic en la pestaña Aceptar tarjetas de crédito.
Active el método de pago que desea utilizar y responda algunas preguntas sencillas sobre los detalles de su cuenta. Eso es todo, sus clientes ahora pueden pagarle en línea cuando reciban una factura suya.
Seguimiento de tiempo y gastos con FreshBooks
FreshBooks le permite administrar y realizar un seguimiento de sus gastos. Simplemente haga clic en la pestaña de gastos para comenzar.
Freshbooks puede importar sus gastos de más de 13,000 instituciones financieras. Puede vincularlo fácilmente a su cuenta bancaria y tarjetas de crédito. También puede agregar gastos manualmente y guardar recibos simplemente tomando una instantánea de su teléfono.
Si trabaja por horas, cada segundo de su trabajo debe facturarse al cliente. Freshbooks viene con una herramienta de seguimiento del tiempo incorporada. Simplemente haga clic en la pestaña Seguimiento de tiempo para comenzar.
Todo lo que tiene que hacer es ingresar los detalles del proyecto y registrar sus horas. También puede iniciar el rastreador de tiempo haciendo clic en el botón Iniciar temporizador.
Método 2: usar un plugin de WordPress
Otra forma de administrar las facturas es utilizar el plugin WP-Invoice. De esta manera, su sitio web de WordPress se convierte en el centro de sus facturas y pagos.
Lo primero que debe hacer es instalar y activar el archivo. Factura de WP conectar. Tras la activación, el plugin agregará un nuevo elemento de menú «Factura» en su panel de administración de WordPress. Debes visitar Factura »Configuración para configurar el plugin.
Primero debe ingresar el nombre de su empresa como desea que aparezca en sus facturas. A continuación, debe seleccionar una página para ver las facturas. Le recomendamos que cree una nueva página de WordPress titulada Facturas y seleccione esa página aquí. Esta página se utilizará para ver sus facturas.
WP-Invoices viene con múltiples opciones de pago (consulte nuestra lista de 5 alternativas de PayPal para que los autónomos cobren pagos en WordPress. Debe elegir un sistema de pago predeterminado de Stripe, 2CheckOut, PayPal, Tarjeta de crédito o Payment Gateway Interkassa: puede habilitar o deshabilite las pasarelas de pago y permita a los usuarios elegir su método de pago preferido.
Al elegir un método de pago, verá una nueva pestaña debajo de la configuración para configurar esa pasarela de pago en particular. Cada pasarela de pago tiene diferentes configuraciones que deberá configurar iniciando sesión en su cuenta en esa pasarela y obteniendo sus claves API.
Después de configurar las pasarelas de pago, haga clic en el botón Guardar todas las configuraciones para almacenar los cambios.
Creando una nueva factura
Para crear y enviar una nueva factura a un cliente, simplemente vaya a Facturas »Agregar nuevo. Se le pedirá que proporcione la dirección de correo electrónico del cliente.
Después de ingresar la dirección de correo electrónico, el plugin cargará la pantalla del Editor de facturas. Notará varios cuadros de metadatos en la pantalla de edición junto con los cuadros de título y editor de publicaciones familiares. Justo debajo del cuadro del editor de publicaciones, verá un metabox para agregar los elementos que está incluyendo en esta factura.
Simplemente ingrese un artículo, cantidad y precio. El plugin calculará el monto total y lo mostrará como su saldo. Puede hacer clic en el enlace de descripción de alternancia para agregar la descripción de un elemento en la lista. También puede hacer clic en el botón «Agregar descuento» para deducir la cantidad con descuento en un porcentaje o una cantidad fija.
Debajo del cuadro de los elementos de la factura, verá el cuadro de la pasarela de pago. Esto mostrará su pago predeterminado y cualquier método de pago que haya habilitado en su sitio. Puede cambiar esta configuración para una factura si lo desea, o dejar que use las opciones predeterminadas establecidas en la configuración del plugin.
A su derecha, verá el metabox de información del usuario. Mostrará la dirección de correo electrónico del cliente. Puede ingresar el resto de la información. En caso de que no tenga toda la información, puede dejarlo en blanco y el cliente puede completarlo al finalizar la compra.
En el metabox de publicación, tiene opciones para publicar esta factura como una cotización, permitir pagos parciales o convertirla en una factura recurrente. Al hacer clic en el enlace Activar / Desactivar avance, podrá agregar una fecha de vencimiento para la factura e ingresar la información fiscal.
Después de publicar la factura, sus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de la factura en su sitio de WordPress. Si sus clientes no reciben notificaciones por correo electrónico, debe consultar nuestra guía sobre cómo solucionar que WordPress no envíe correos electrónicos. Se mostrará la factura, con un enlace para imprimir la versión en PDF antes de realizar el pago. Los clientes también pueden editar su información personal en la página.
Ver facturas e informes
Puedes acceder a todas las facturas que crees Facturas »Ver todas. Puede ordenar y filtrar sus facturas usando el menú de la derecha.
Para obtener una vista panorámica de sus ingresos y facturas, debe visitar Facturas »Informes. Allí podrá ver gráficos y tablas de todas las facturas.
Optimización de facturas, correos electrónicos y pagos
La página de configuración de la factura cambiará después de guardar la configuración inicial. Ahora si visitas Facturas »Configuración, verá muchas otras opciones que puede configurar. Por ejemplo, puede editar plantillas de correo electrónico, crear varias plantillas, agregar elementos de línea que le permitan agregar elementos rápidamente a una factura. También puede importar / exportar los datos de su factura a un archivo XML.
Pros y contras de WP-Invoice y Freshbooks
Con WP-Invoice, obtiene un plugin gratuito que se adapta perfectamente a su sitio web. No es necesario depender de un servicio de terceros para administrar sus clientes y pagos. Puede configurar copias de seguridad automáticas de WordPress en un almacenamiento en la nube para asegurarse de que sus datos estén seguros.
Por otro lado, FreshBooks es utilizado por miles de profesionales. Sus datos se almacenan en la nube y no tiene que preocuparse por la copia de seguridad o la seguridad. Más importante aún, no es solo un software de facturación, es una solución de contabilidad completa para quienes no son contables. Puede realizar un seguimiento de los gastos, vincular cuentas bancarias, recibir pagos en línea, etc. Aparte de eso, FreshBooks se conecta a más servicios todos los días y se vuelve más poderoso y fácil de usar.
Eso es todo, esperamos que este artículo le haya ayudado a crear facturas para clientes que utilizan WordPress. También puede consultar nuestro tutorial sobre cómo agregar testimonios de clientes continuos en WordPress.
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