Cómo configurar un saludo de correo de voz de la empresa (con ejemplos)

Cuando llama a un número de teléfono comercial, a menudo es recibido con un correo de voz automatizado que lo guía a través de la guía telefónica y los siguientes pasos.

Estos mensajes de voz le dan a su pequeña empresa un aspecto profesional y pueden impulsar las ventas y aumentar la satisfacción del cliente.

En este artículo, le mostraremos cómo configurar un saludo de voz para su tienda en línea, negocio o blog. También le mostraremos los mejores ejemplos de mensajes de correo de voz que puede usar como plantilla.

¿Por qué es importante el saludo del correo de voz para su negocio?

Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles terminan en una llamada telefónica. Principalmente gracias a los ingeniosos botones de llamada que aparecen en los resultados de búsqueda locales de Google.

Haga clic para llamar al botón en los resultados de la búsqueda móvil

Para muchas pequeñas empresas, es posible que no sea posible responder a todas las llamadas de inmediato. A veces, los clientes pueden llamar después del horario comercial y es posible que usted esté ocupado o no tenga personal disponible en ese momento.

Aquí es donde entra el saludo del correo de voz.

Para muchos clientes, este será su primer contacto con su empresa. No configurar un saludo de voz puede resultar en la pérdida de un cliente para el competidor.

Por otro lado, no recibir el saludo del buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, dejar de seguir o simplemente ponerse en contacto con sus competidores.

Dicho esto, echemos un vistazo a cómo configurar correctamente el saludo del buzón de voz para su negocio en línea.

La mejor forma de configurar un saludo de correo de voz

Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o celular para atender las llamadas. Si bien pueden hacer el trabajo, no le permiten manejar correctamente las llamadas comerciales ni configurar un correo de voz automático eficaz.

La mejor forma de gestionar las llamadas de empresa es utilizar un servicio telefónico corporativo. Muchas pequeñas empresas usan un número de teléfono comercial virtual porque les permite manejar de manera efectiva las llamadas comerciales sin sacrificar su privacidad.

A diferencia de un número de teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para manejar llamadas. El término oficial para esta tecnología se llama servicio telefónico de Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP).

El uso de un servicio telefónico corporativo ofrece las siguientes ventajas sobre la red fija y móvil.

  • Puede configurar el tiempo de trabajo y grabar diferentes saludos de voz para que se reproduzcan de acuerdo con la hora del día.
  • Puede configurar un asistente automático, agregar extensiones para enrutar llamadas, permitir que los usuarios dejen un correo de voz y más.
  • Funciona en su computadora, tableta, teléfono fijo e incluso su teléfono móvil usando aplicaciones.
  • Varios usuarios pueden utilizar el mismo número de teléfono independientemente de su ubicación.
  • Puede dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin llamar a un técnico ni comprar equipos nuevos.

Le recomendamos que utilice Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios telefónicos para empresas del mercado. Ofrecen un conjunto completo de funciones con un panel de administración basado en web y aplicaciones fáciles de usar para su teléfono.

Nextiva

Usamos Nextiva en nuestro negocio para administrar llamadas para TrucosWP y otros Motivo fantástico propiedad.

Si desea una solución diferente, consulte RingCentral. Es otro gran servicio telefónico para empresas. Ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones, con muchas herramientas para administrar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y más.

Una vez que haya configurado un servicio telefónico corporativo, puede configurar saludos de voz usando sus configuraciones fáciles de seguir.

Ejemplos de saludos de voz para empresas

Hay algunas reglas básicas que debe seguir para crear los saludos de correo de voz más efectivos.

  • Evita tópicos como «Tu llamada es importante para nosotros», se abusa de ellos y ya no se sienten sinceros.
  • Asegúrese de que la grabación de su correo de voz sea amigable y personal.
  • Trate de no parecer que está leyendo un guión.
  • Si puede, contrate a un locutor para que le ayude a grabar los saludos del correo de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
  • Asegúrese de que su correo de voz proporcione información importante, como el nombre de la empresa, el horario comercial y la información de contacto.

Aquí hay algunas plantillas de mensajes de correo de voz que puede usar para su negocio.

Ejemplos de mensajes de voz fuera de horario

Este saludo de correo de voz se reproducirá cuando los clientes lo llamen después del horario comercial o los fines de semana. Asegúrese de que este mensaje de correo de voz informe a los usuarios sobre el horario de atención, las formas alternativas de comunicarse con el servicio de atención al cliente o la ubicación de la tienda.

«Hola, has llegado [business name]. Estamos disponibles por teléfono desde [9 am] por [6 pm] [PST] De lunes a viernes. También puede utilizar el formulario de contacto en nuestro sitio web, [www.example.com] dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo vía email. Si desea que le devuelvan la llamada, deje su nombre y número junto con un mensaje corto y nuestro equipo se comunicará con usted lo antes posible. «

«Hola, has llegado [business name]. Actualmente no podemos responder a su llamada. Nuestro horario de oficina es [business hours] De lunes a viernes. Nuestra tienda en [store location] permanece abierto para los clientes los fines de semana. También puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestro sitio web [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Si no es urgente y desea que le devuelvan la llamada, deje su nombre y número después del tono. »

Como puede ver, ambos ejemplos brindan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de contacto a través del chat en vivo o el formulario de contacto.

Ejemplos de saludos navideños en el buzón de voz

Estos saludos se pueden grabar durante las vacaciones.

«Hola, has llegado [business name]. Nuestro equipo se encuentra actualmente fuera del sitio para pasar las vacaciones con amigos y familiares. Volveremos a trabajar [day and time]. Déjenos su nombre y número y nos comunicaremos con usted lo antes posible. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]».

«¡Felices vacaciones! Nuestro equipo de [business name] está lejos hasta [date]. Si es un cliente existente, aún puede abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, intentaremos comunicarnos con usted dentro de las próximas 24 horas. También puede contactarnos a través de chat en vivo o formulario de contacto en nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puede dejarnos su nombre y número después del bip. Responderemos a tu llamada lo antes posible. «

«Hola, has llegado [company name]. Estamos cerrados por (nombre de vacaciones) y volveremos a trabajar [date and time]. Si necesita una respuesta urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (email_address) intentaremos responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas. También puedes dejarnos un mensaje y nos pondremos en contacto contigo después de las vacaciones (Feliz Año Nuevo / Fiestas) ”.

Como puede ver, estos mensajes de correo de voz brindan a los clientes la mayor cantidad de información posible. Estos saludos también garantizan que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida mediante el uso de métodos de contacto alternativos durante las vacaciones.

Ejemplos de mensajes de correo de voz ausentes / ocupados

Si está ocupado, ausente o con poco personal y no puede responder de inmediato las llamadas de los clientes, puede usar estos saludos como ejemplo.

«Hola, has llegado [business name], no podemos responder a su llamada en este momento, pero nos encantaría devolverle la llamada lo antes posible. Déjenos su nombre y número después del pitido. »

«Hola, estamos lejos del teléfono en este momento. Si no es demasiado urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, deje su nombre y número después del pitido y le devolveremos la llamada de inmediato. »

Si es la única persona que responde a las llamadas, puede convertirlo en un saludo de correo de voz personal.

«Hola, se ha comunicado con (Su nombre). En este momento no puedo contestar el teléfono. Puede enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) o puede dejar su nombre y número después del pitido y le devolveré la llamada como tan pronto como sea posible. «

Verifique y mejore los saludos de su correo de voz

Otra gran razón para utilizar un servicio telefónico profesional es que puede rastrear todas sus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, así es como se ve la página de análisis de llamadas de Nextiva.

Llame a la página de análisis en Nextiva

Debe realizar un seguimiento de cuántos usuarios escuchan cada saludo del correo de voz y cómo respondieron. Los saludos de correo de voz con una puntuación más alta de clientes que dejan un mensaje funcionan de manera eficiente.

Los mensajes de correo de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso.

Recomendamos probar diferentes saludos de correo de voz para encontrar el equilibrio perfecto. La actualización periódica de su saludo de correo de voz también puede ayudarlo a llenar los vacíos de comunicación que ni siquiera sabía que existían.

Siga sus mensajes de correo de voz

Ahora que ha configurado un mensaje de voz equilibrado, informativo y amigable, el siguiente paso es aún más crucial.

¿Qué sucede después de que un cliente te deja un mensaje de voz?

Si utiliza un sistema telefónico profesional para empresas, podrá rastrear y responder fácilmente esos mensajes.

Asegúrese de que usted y su personal estén igualmente bien preparados para un seguimiento rápido. Una devolución de llamada rápida contribuye en gran medida a fortalecer las relaciones comerciales y cerrar las ventas.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a aprender a configurar el saludo de correo de voz para su negocio en línea. También puede consultar nuestra guía sobre cómo crear un boletín informativo para su empresa.

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